Transporte

Asunto: Cumplimiento de normativa: Justificación escrita de trabajos en el ERP
Hola a todos:
Os escribo para recordaros que, por exigencia de la normativa y para la correcta justificación de todos los trabajos que realizamos, es imprescindible que toda actividad quede registrada por escrito en el ERP.
Un ejemplo claro de esto son las pernoctas de agentes o transportistas colaboradores en nuestras instalaciones, las cuales deben quedar siempre documentadas.
Nota importante: Este registro y su documentación nos valdrán a posteriori para adjuntarlos a la factura emitida y para documentar al cliente final de manera inmediata si así lo solicita.
¿Cómo debemos registrarlo?
1. Proyecto ERP: Accede al proyecto correspondiente dentro del sistema.
2. Crear tarea: Genera una tarea específica para el trabajo o servicio realizado.
3. Justificación en descripción: Añadid toda la información que el coordinador crea conveniente. Para el control de pernoctas, se deben incluir los siguientes campos:
Día y hora de llegada:
Día y hora de salida:
Vehículo/remolque // Vehicle/trailer:
Nombre completo / Full name:
Nº documento de identificación / ID document number:
Firmado/Signed (conductor/acompañante) // (driver/passenger signature):
4. Mejor ejecución posible (Buenas prácticas): Para asegurar la máxima calidad del registro, lo ideal es escanear el documento original firmado y adjuntar el archivo directamente a la tarea del ERP.
Este proceso es el único soporte oficial que demuestra nuestra actividad ante cualquier auditoría, agiliza nuestra facturación y respalda nuestra transparencia con el cliente.
Muchas gracias a todos por vuestra colaboración para mantener el sistema al día.